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Trabalhar com dados do Protheus no Power Bi facilita muito a rotina.

Sobretudo, se você diariamente precisa acessar o ERP, extrair informações, importar para o Excel, manipular as informações, criar gráficos e enviar para o seu chefe.

Com o Power BI, todo esse trabalho pode ser feito em um tempo menor, ajudando você e o seu chefe, que poderá tomar decisões importantes mais rápido.

Inclusive, muitos dizem que essa nova ferramenta da Microsoft pode substituir por completo o Excel, uma vez que é muito mais funcional.

Você ainda não trabalha com dados do Protheus no Power BI? Então, venha aprender como processar dados nesse sistema e facilitar a sua rotina de trabalho.

Modelo de dashboard que será montado no Power BI

Primeiramente, vamos conhecer o modelo de dashboard que eu irei ensinar a montar durante o artigo:

Modelo de Dashboard criado no Power BI

Imagem 1 – Modelo de Dashboard criado no Power BI.

Perceba que, nesse dashboard, temos quatro gráficos diferentes, os quais contém as seguintes informações:

  • Contas a pagar por mês;

  • Contas a pagar por fornecedores;

  • Gastos por natureza;

  • Realizado x Previsto.

Como extrair informações do ERP?

Para trabalhar com dados do Protheus no Power BI, eu preciso ter algumas informações, as quais irei extrair do meu ERP.

Caso você seja um usuário que já trabalha com Protheus, provavelmente haverá a opção consulta genéricos disponível para você. 

Essa opção é importante, uma vez que nela eu consigo selecionar as tabelas do meu sistema de ERP.

Portanto, basta acessá-las, escolher as tabelas que irei utilizar em meu dashboard e exportá-las para a máquina.

Uma dica: exporte as tabelas em padrão instalado, em vez do formato Excel, e salve todas em uma pasta, para manter a organização e acelerar o trabalho.

Como fazer o tratamento da tabela no Power BI?

Após extrair as informações necessárias do ERP, vamos partir para o Power BI.

Caso você ainda não saiba instalar essa ferramenta, clique nesse vídeo e aprenda.

Uma vez aberto o programa, a primeira coisa a se fazer é carregar a informação que foi exportada do ERP no Power BI.

Para isso, eu clico na opção obter dados, a qual possibilita importar informações de diversas fontes de dados, como do Excel ou diretamente do banco do sql server.

No nosso caso, eu seleciono a opção texto/csv e abro o arquivo que eu exportei do Protheus.

Antes de clicar em carregar, eu tenho que selecionar transformar os dados, para efetuar alguns tratamentos necessários, que irão evitar que apareçam problemas nos gráficos.

Ao clicar nessa opção, seremos direcionados para o power query editor, que é uma ferramenta já utilizada no Excel, mas que não é muito conhecida.

O passo inicial é limpar as duas primeiras linhas, clicando em remover linhas em branco e em seguida remover linhas principais.

Como os outros campos da minha tabela já estão tratados, o próximo passo é nomear as minhas colunas.

Para isso, basta eu clicar em usar a primeira linha como cabeçalho e, de forma automática, o sistema realiza as transformações.

Por fim, é só clicar em fechar e aplicar, para sair do editor e voltar para o dashboard.

Como inserir um gráfico no Power BI?

Perceba que o sistema já processou o meu arquivo, o qual pode ser visualizado no canto da sua tela.

Portanto, o próximo passo é inserir o primeiro gráfico do modelo que apresentei acima.

Iremos utilizar o gráfico de colunas, no qual irei apresentar a previsão de títulos a pagar ao longo dos meses.

Após inserir o gráfico no dashboard, iremos colocar as informações dele:

No eixo x, você irá selecionar Mês, no campo de vencimento.

Já no eixo y, também chamado de valores, eu vou inserir o campo saldo.

Uma vez montado o gráfico, eu posso efetuar as formatações que eu desejar, deixando-o, por exemplo, igual ao modelo mostrado anteriormente. 

No entanto, eu irei focar no processo de atualização das informações contidas nesse gráfico.

Por exemplo, o gráfico agora me diz que, os gastos previstos para dezembro são de R$ 2519,42.

Entretanto, vamos supor que amanhã a empresa decida adquirir um novo serviço, o qual será pago lá mês de dezembro.

Ou seja, esse gráfico ficaria desatualizado, uma vez que não contém esse novo gasto.

Para quem usa o Excel, esse processo seria bem trabalhoso e demorado, mas, no Power BI, atualizar esses dados é muito mais rápido e dinâmico!

Como atualizar dados do Protheus no Power BI?

O primeiro passo para atualizar os dados do Protheus no Power BI é voltar para o Protheus e atualizar a minha tabela de contas a pagar.

Uma vez aberto essa tabela, eu tenho que incluir um novo título a pagar, como esse abaixo:

Incluindo um novo título a pagar no mês de dezembro.

Imagem 2 – Incluindo um novo título a pagar no mês de dezembro.

Em seguida, eu vou lá em genéricos para exportar novamente a tabela de gastos a pagar.

O passo principal é, no momento de salvar essa tabela atualizada, eu seleciono a tabela antiga, como se fosse substituir a anterior por essa nova. 

No entanto, o Protheus entende que está sendo feita uma atualização desta tabela, por isso, o sistema não pergunta se você quer substituir uma pela outra.

Em seguida, voltamos ao Power BI e clicamos na opção atualizar.

Perceba que o mês de dezembro possui agora o valor total de R$ 4519,42, ou seja, já consta nele o gasto que acabamos de incluir:

Gráfico do mês de dezembro atualizado.

Imagem 3 – Gráfico do mês de dezembro atualizado.

Se fosse no Excel, você teria que abrir o arquivo, fazer todo aquele tratamento, apagar as linhas… Enfim, refazer todo o trabalho.

Dessa forma, uma das grandes vantagens do Power BI é que você precisa efetuar o tratamento das informações uma única vez.

Depois disso, basta exportar as informações e pedir para que o sistema seja atualizado.

Muito mais rápido, não é mesmo?

Sobrou uma dúvida ou quer aprender com mais detalhes sobre como trabalhar com o Protheus no Power BI? Então, confira nossa aula completa e fique ligado para não perder a próxima parte!

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