Você sabe realizar o fechamento da folha de pagamento?

Nesse artigo, iremos explicar sobre o Fechamento da Folha de Pagamento, que é o quarto e último assunto do nosso curso “Gestão Pessoal”.

Lembrando que, caso você não tenha lido os artigos anteriores, sugiro que retorne, para que a compreensão sobre esse assunto seja mais clara.

O que é Fechamento da Folha de Pagamento?

No artigo anterior, eu expliquei o que é o fechamento da folha, mas irei recapitular esse conceito.

Fechamento de folha é finalizar um determinado período, após realizado todos os pagamentos que a empresa deve fazer. 

Ou seja, você deverá fazer o cálculo dos pagamentos que a folha em aberto deve, como o salário dos trabalhadores e o pagamento dos impostos.

Após finalizar os pagamentos em aberto, você poderá fechar aquele período, a folha, para que os cálculos da folha do mês subsequente se iniciem.

Antes de explicar como funciona esse processo, devo informar um detalhe importantíssimo: o fechamento da folha não pode ser reaberto no Protheus.

Ou seja, não existe, hoje, no dia 10/11/2020, uma rotina padrão do Protheus que faça o cancelamento do fechamento da folha de pagamento. 

Segundo a Totvs, a lei não permite que as empresas façam a reabertura de folha de pagamento e é por conta disso, que o Protheus não possui esse tipo de rotina.

Portanto, você deve sempre fazer uma análise bastante criteriosa antes de fechar a folha, verificando se todos os impostos foram pagos ou se não haverá nenhuma necessidade de alteração dessa folha após o fechamento.

Por exemplo, eu tenho um cliente, que possui RPA várias vezes durante o mês, e às vezes, eles recebem esse RPA após o fechamento da folha.

Quando eu fui fazer a implantação do sistema para esse cliente, eu informei que eles teriam que fazer uma mudança de processo interno da empresa.

Afinal, seja qual for a categoria, RPA ou autônomo, você não consegue incluir informações em uma folha de pagamento que já fechada no Protheus .

Mas, darei uma dica: você consegue realizar essa reabertura da folha de pagamento na plataforma do eSocial.

Como fazer o Fechamento da Folha?

Depois de entendido o que é o Fechamento da Folha e que não é possível reabri-la, iremos aprender como fazer esse fechamento.

Antes de tudo, você deverá seguir esses passos:

Atualizações 🡪 Definições de cálculo 🡪 Períodos

Figura 1 – Página de Períodos.

Ir para os períodos é o primeiro passo, pois temos que verificar as informações desse período em aberto, que nesse caso é o mês 10.

Ao clicar nesse período em aberto, conseguimos visualizar os roteiros dele, que aqui são: 

• RES – Rescisões;

• FER – Férias;  

• ADI – Adiantamento (que já foi fechado);

• FOL – Folha de pagamento. 

Figura 2 – Roteiros do período 10.

Para realizar um fechamento de folha, você precisa abrir, no mês posterior, os mesmos roteiros presentes na folha que você está fechando. 

Então, fechamos a página do mês 10 e abrimos a página do mês 11, que é o período que queremos abrir.

Após abrir esse mês, clicamos em alterar e colocamos os três roteiros, que ainda não existem, nesse mês: o RES, FER e FOL.

Em seguida, selecionamos a data de pagamento, que no meu caso é o último dia do mês.

Além disso, lembre-se que, na opção período ativo? Você deve deixar todos como não.

Figura 3 – Novos roteiros do período 11.

Afinal, assim que finalizarmos o fechamento da folha de pagamento anterior, o sistema irá mudar para a resposta sim de maneira automática.

Após inserir esses novos roteiros, nós clicamos em salvar e vamos realizar o fechamento da folha.

Lembrete: esse fechamento é sempre feito após o cálculo da folha de pagamento e da realização dos pagamentos de todos os impostos.

Ou seja, você só deve fechar a folha depois que já estiver pago.

Então, vamos seguir para fazer esse fechamento da folha.

Para isso, você deverá seguir esses passos:

Miscelânea 🡪 Fechamento 🡪 Período.

Figura 4 – Página de fechamento de período.

Se você chegar nessa página e clicar logo em fechar a FOL (folha de pagamento), perceba que o sistema não irá permitir.

Isso ocorre porque o sistema não permite que você feche a folha de pagamento antes de os demais roteiros estarem fechados.

Na opção de processos, nós inserimos o número do processo e logo o sistema me mostra todos, tantos os fechados quanto os abertos.

Um conselho: sempre coloque o mês ao inserir o código do período.

Figura 5 – Página fechamento de períodos com informações preenchidas.

Dessa forma, o sistema não irá mostrar os roteiros que acabamos de abrir e que não podemos fechar.

Para continuar com o processo de fechamento, temos que primeiro fechar os roteiros FER e RES, uma vez que o sistema não permite que o roteiro FOL seja fechado junto com os outros.

Portanto, devemos sempre fechar os demais roteiros, para no fim o sistema permita que o roteiro FOL seja fechado também.

Para finalizar o fechamento desses dois roteiros, selecionamos em confirmar.

A seguir, o sistema irá sinalizar que os dois roteiros foram fechados.

Figura 6 – Informações do processo de fechamento dos dois roteiros.

Depois de conferir se os roteiros foram realmente fechados, nós saímos dessa página e voltamos para o início. 

Agora, será o momento em que, finalmente, iremos fechar a folha de pagamento.

Para isso, você deverá seguir esses passos:

Miscelânea 🡪 Fechamento 🡪 Período.

Ao chegar em períodos, nós inserimos o número do processo e o código do período, sem esquecer o número do mês.

Em seguida, selecionamos o único roteiro que está em aberto dentro deste período, que é o FOL, e confirmamos o fechamento dele.

Figura 7 – Fechando o roteiro da folha de pagamento.

A seguir, o sistema irá me informar que o roteiro FOL também já foi fechado.

Figura 8 – Informações do Processo de Fechamento do roteiro FOL.

Agora, vamos validar este fechamento da folha e verificar se realmente ele abriu o mês posterior, como eu disse que faria.

Para isso, você deverá seguir esses passos:

Atualizações 🡪 Definições de cálculo 🡪 Períodos.

Figura 9 – Página de períodos.

Podemos perceber agora que o mês 10 ficou com a bolinha vermelha, indicando que esse período foi fechado.

Tanto que, se nós clicarmos em alterar, o sistema nos informa que o período está fechado e que não pode ser alterado, sendo permitido somente a visualização.

Figura 10 Caixa de mensagem informando que o período já está fechado e não pode ser alterado.

Agora, vamos visualizar o mês 11, para verificar se a resposta das perguntas foi realmente alterada para sim.

Figura 11 – Relatórios do período 11 com pergunta alterada para sim.

Perceba que as três linhas mudaram para sim automaticamente, ou seja, o mês 11 já está pronto para receber as informações da folha de pagamento.

Em seguida, selecionamos cancelar.

Como visualizar a Folha de Pagamento já fechada?

Por fim, irei te mostrar como vocês conseguem visualizar a folha de pagamento já fechada.

Para isso, você vai seguir esses passos:

Consulta 🡪 Cadastro 🡪 Acumulados.

Figura 12 – Página de acumulados.

É nessa página, acumulados, que você encontra todos os dados da sua folha pagamento após o fechamento.

Seleciono a folha, clico em visualizar e irá abrir uma pequena janela. 

Em tipo de consulta seleciona a competência e vou colocar competência do mês anterior, que é de 10/2020 à 10/2020.

Nos campos abaixo, eu coloco a primeira data do mês e em seguida, a última que nesse caso são, respectivamente, 01/10/2020 e 31/10/2020.

Figura 13 – Parâmetros preenchidos.

Inserimos o período nos últimos campos, o qual inclui o ano e o mês, que nesse caso é 202010, e selecionamos ok.

Ele traz todas as verbas que foram calculadas no período 10 aqui, conforme solicitado.

Figura 14 – Dados da folha de pagamento fechada.

Além disso, ele também mostra a data de pagamento.

E assim é feito o fechamento da folha de pagamento.

Esse foi o fim da última aula do nosso curso rápido de Gestão Pessoal.